はじめてのGTDストレスフリーの整理術読んでみた感想
仕事の進め方に悩みを持っていた時期がありました。もっと効率的に時間が使えたらなぁ・・・そんなことを考えている折に、このGTDという考え方に出会いました。
調べてみるとなんだか面白そうだったので、GTDの原典というこの本書で勉強をしてみようと購入しました。
GTDとは
GTDというのはライフハック術の一種です。やるべきことを書き出して頭の中から追い出し、現在やってる作業に集中しようよというものです。そうすることで作業をしながら「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」となることを防ぎ、今やるべきことだけに集中できるようにするのです。
やるべきことを書き出すため、「何かやろうと思ったんだけど・・・なんだったっけ」とモヤモヤすることも防ぐことができます。書き出してしまえば、必要なときに思い出せるようにリマインダーへ登録すればおしまいです。
リマインダーというのは、カレンダーに書き込んだりタイマーを設定したりと、特定の何かを指しているわけではなく、思い出せるようにするための仕組みの総称です。この際のポイントは、時間軸で記録するより、状況で記録するほうがよいということで、これはなかなか目からうろこでした。電車の待ち時間、自宅の机の上、オフィスのデスク、電話の側など、状況にあわせて分類したり、リマインダーへ登録するという発想は面白い考え方だなと思いました。
この本はそんなGTDの仕組みを説明してある本です。ただ、本では簡単そうに書いてあるものの、実際に実行するのはそう簡単ではありません。
簡単なの？
書いてあることはとても簡単なことなのです。ただ、単純なことであるがゆえに、それを実際に実行するのはとても難しいと思います。
やるべきことを書き出すという1つをとってみても、すべてを記録して収集することは難しいです。何かやるべきことを思いついても、外出中で記録するものがないこともある。例えは悪いですがトイレでふんばっているときにピンとなにかいいアイデア閃いたのに、トイレから出たら「閃いた」ということは覚えていても、その内容を覚えていなかったりとか。誰しも経験があるのではないでしょうか。
また実際にGTDを実行していくにあたって、どのようなツールを使うのがよいかというのも難しい問題です。EvernoteがGTDに適しているツールとしてよく紹介されますが、それだって人によって合う合わないがあります。
この本はあくまでGTDの考え方、基本的な進め方について書いてある本です。本を読んだだけではGTDをうまく実践できるとは限りません。
私はこの本を読んでからGTDを始めましたが、その際に次のことに躓きました。
僕が難しいなと感じたところ
GTDでは仕事やプライベートの垣根は作らない。それを区切ってしまうと、どうしても漏れが発生してしまうからです。しかし仕事によっては、プライベートなことと一緒くたにGTDを進めていくのが難しいこともあると思います。
私が躓いたところは、GTDを進めるツールとしてEvernoteを使おうとしましたが、仕事上の情報をEvernoteにアップするわけにはいきませんでした。社外秘情報などをクラウド上にアップしてしまうことは問題があります。アップしても問題ないレベルにぼかすと、今度は自分でぼかされた情報の意味を解読できなくなったりして、面倒くさくなります。
また、業務上の予定などは専用のグループウェアで管理していたので、仕事の予定は仕事の予定で分離していました。業務上の予定は会社のパソコンで管理しているわけで、来週はどこの取引先に行くんだっけ・・・なんていうのが家からだと確認しようがありませんでした。
パソコンでの管理が難しいなら、手帳で管理すればいいではと思いました。しかし、会社のパソコンに入力して、それを手帳に転記して・・・というのは非常に面倒くさい。予定が変更になったら、どちらかの情報が古いなんてこともありえます。結果、手帳の情報が本当に正しいのか怪しくなり、結局意味をなさなくなってしまいました。
そんな感じで、実際にGTDを実行に移すのはなかなか難しかったのです。今もできているのかといわれると微妙なところですが・・・。
重要なのは、実行して、そして見直すこと
GTDの考え方の中で、重要なことはレビューというステップがあることです。PDCAサイクルでいうC（チェック）です。
私は最初のうちは、やるべきことを書き出して、リマインダーへ登録して・・・という部分ばかりに目が行ってレビューに手が回りませんでした。しかし、レビューを行わないGTDに意味はありません。集めることばかりに気を取られ、ふと気づけばゴミの山となっていた。そんなことでは、そもそも集めること自体が無駄になってしまいます。
GTDの理想的な形は、十人十色なんだと思います。世の中にはさまざまなGTDのハウツーがあふれていますが、自分に合う形はそれぞれの人で違うでしょう。そして同じ自分であっても、時期や状況によって適した形は異なるはずです。その軌道修正をするためのステップがレビューであって、むしろこのレビューをメインに据えることが、GTDをうまくやっていくためのコツなんではないかなと思います。
私もいろいろと迷走を重ねに重ねている上に、まともにサイクルを回せていないので偉そうなことはいえませんが・・・。レビューをすることを意識しだしてから、最初の頃に比べてなんかうまく行っているような気がします。
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